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E-Mails & Erinnerungen
Welche E-Mails Kunden und du bekommen, und wie du Erinnerungen einstellst.
BookBase verschickt alle E-Mails automatisch. Kunden-E-Mails tragen den Namen deines Unternehmens als Absender, Antworten gehen an deine Kontakt-E-Mail-Adresse.
E-Mails an Kunden
| Anlass | Inhalt |
|---|---|
| Buchung bestätigt | Details, Kalenderdatei (.ics), Links für Google Kalender und zum Verwalten |
| Anfrage eingegangen | Hinweis, dass du den Termin noch bestätigst (bei Leistungen mit Bestätigungspflicht) |
| Anfrage bestätigt | Bestätigung mit Kalenderdatei |
| Termin verschoben | Neuer Zeitpunkt mit aktualisierter Kalenderdatei |
| Termin abgesagt | Absage mit optionalem Grund und Link zum Neubuchen |
| Erinnerung (Pro) | Vor dem Termin, mit Link zum Verschieben oder Absagen |
Über den Link Termin verwalten können Kunden bis zum Beginn des Termins selbst verschieben oder absagen.
E-Mails an dich
Unter Einstellungen → Benachrichtigungen legst du fest, ob du bei neuen, verschobenen und abgesagten Buchungen benachrichtigt wirst. Optional schickst du die Benachrichtigungen an eine andere Adresse, etwa an dein Team-Postfach. Benachrichtigungen an die Konto-Adresse gibt es erst, wenn du sie bestätigt hast.
Erinnerungen (Pro)
Wähle, wie viele Stunden vor dem Termin die Erinnerung verschickt wird: 2, 4, 12, 24, 48 oder 72 Stunden. Termine, die kurzfristiger gebucht werden, bekommen keine zusätzliche Erinnerung. Abgesagte Termine werden übersprungen, verschobene Termine bekommen eine neue Erinnerung.
Kalenderdateien
Jede Bestätigung enthält eine .ics-Datei, die in Apple Kalender, Outlook, Google Kalender und den meisten anderen Programmen funktioniert. Bei Verschiebungen und Absagen aktualisiert eine neue Datei den bestehenden Eintrag.